ارتباط موثر : تعریف، مهارت های لازم و موانع

 

ارتباط موثر : تعریف، مهارت های لازم و موانع


توانایی برقراری ارتباط موثر یکی از اساسی ترین مهارت های لازم برای زندگی و پیشرفت در عصر حاضر است. ارتباط، یک فرآیند پویا و فعال است و نحوه ارتباط برقرار کردن شما می تواند روی روابط کاری و غیرکاری تان تاثیر منفی یا مثبتی را از خود بر جای بگذارد.

ما در این مطلب از مجموعه مقالات آموزشی مجله پی سی بیست به موضوعات زیر خواهیم پرداخت:

  • تعریف ارتباط موثر
  • موانع ارتباط موثر
  • مهارت های لازم برای ارتباط موثر

 

ارتباط چیست؟

تعریف های متعددی برای «ارتباط» وجود دارد که از آن جمله می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • بازگوکردن یا تبادل اطلاعات از طریق سخن گفتن، نوشتن یا با استفاده از سایر ابزارها (واژه نامه گوگل)
  • عمل یا فرآیند استفاده از کلمات، اصوات یا رفتارهای مختلف برای بیان یا تبادل اطلاعات یا ارائه ایده ها، افکار، احساسات و موارد مشابه به دیگران (واژه نامه مریام وبستر)
  • مبادله افکار، پیام ها یا اطلاعات به وسیله سخن گفتن، نشانه ها، نوشتن یا رفتار (فری دیکشنری)
  • عمل یا مصادیق برقراری ارتباط؛ بازگوکردن یا تبادل اطلاعات، ایده ها یا احساسات (واژه نامه کالینز)
  • بازگوکردن یا تبادل اطلاعات از طریق صحبت کردن، نوشتن، یا با استفاده از ابزارهای دیگر (واژه نامه آکسفورد)

همانطور که در تعاریف بالا مشاهده می کنید، ارتباط چیزی فراتر از به کار بردن واژگان و کلمه ها است و موارد زیر را نیز در بر می گیرد:

  • نحوه بیان، شامل لحن صدا؛
  • دلیل بیان یا نیت از بیان پیام؛
  • زمان بیان، مثلاً در طول بحث یا در کدام وقت از روز و موارد مشابه؛
  • چیزهایی که نمی گویید: گاهی چیزی که به زبان نمی آورید یا به عبارت دیگر «ناگفته ها» تاثیر بیشتری از آنچه که می گویید دارند، و
  • زبان بدن، شامل حالات چهره، حرکات و ژست بدن.

اما ارتباط موثر چیست؟ ارتباط موثر ارتباطی است که از طریق آن پیام مورد نظر با حداکثر دقت و کیفیت به طرف مقابل انتقال پیدا می کند. در واقع، به ارتباطی ارتباط موثر می گوییم که پیام مورد نظر به وسیله آن از طرف مخاطب کاملاً و به بهترین شکل ممکن درک می شود. مسئول اصلی ایجاد ارتباط موثر، انتقال دهنده پیام است.

 

موانع ارتباط موثر

«بزرگترین تمجیدی که از من شد هنگامی بود که یک نفر از من پرسید که چه فکر می کنم و به پاسخ من توجه نشان داد.» هنری دیوید تورئو

نقل قول بالا از جهات بسیاری خلاصه ای از ارتباط موثر است! اما چه رفتارهایی مزاحم برقراری ارتباط موثر می شوند؟

مهم ترین موانع ارتباط موثر عبارتند از:

  1. قضاوت کردن مخاطب: اگر در هنگامی که با یک نفر صحبت می کنید در حال قضاوت وی باشید، معمولاً به طور همزمان او را نقد یا ارزیابی می کنید یا به او برچسب می زنید. یکی از نمونه های انتقاداتی که باعث جلوگیری از ارتباط موثر می شود به کار بردن جملاتی مانند «اصلاً چیزی می فهمی؟!» است.
  2. توجه نکردن به مخاطب: به عنوان نمونه ای از این مورد می توان به مواقعی اشاره کرد که با موبایل خود یا یک وسیله دیگر بازی می کنید، وقتی که مخاطب در حال صحبت کردن است چشم تان را از او بر می دارید و ظاهراً یا واقعاً به افکار یا احساسات او توجهی ندارید.
  3. استفاده از زبان تخصصی: استفاده از کلمات و عبارات تخصصی نیز یکی دیگر از موانع ارتباط موثر محسوب می شود. آیا هرگز در مراسمی شرکت کرده اید که حاضران در آن از کلمات مخفف یا زبان خاص حوزه فعالیت شان استفاده کرده باشند؟ اگر پاسخ تان مثبت باشد به خوبی با این مانع و تاثیری که می تواند داشته باشد آشنایی دارید.
  4. ارائه راهکار یا توصیه های مطالبه نشده: منظور در اینجا موقعیت هایی است که در حالی به کسی توصیه می کنید یا راهکار ارائه می دهید که از شما کمکی خواسته نشده است. طبیعتاً کسی دوست ندارد که به او گفته شود که چه کار کند یا چه کار نکند، شما چطور؟
  5. فرار از دغدغه های دیگران: در گفتگویی که در آن از به میان آمدن دغدغه های دیگران اجتناب می شود، عملاً به احساسات و نگرانی ها توجهی نخواهد شد. این اجتناب می تواند به روش های متنوعی انجام بگیرد، از جمله تغییر جهت گفتگو، اطمینان خاطر دادن به فرد یا کم اهمیت دادن مسأله (مثلاً گفتن اینکه «بله، اما…»)

 

مهارت های لازم برای ارتباط موثر

ارتباط موثر بدون داشتن مهارت های لازمه آن اتفاق نمی افتد و برای برقراری هر ارتباط موثر و کارآمدی باید مهارت هایی داشت که البته همین مهارت ها هم نیاز به رشد و پرورش دارند. به کمک تمرین و تقویت مهارت های زیر می توانید ارتباط موثرتری را تجربه کنید:

 

  1. گوش دادن فعال

گوش دادن فعال، نقطه مقابل انفعال در برابر گوینده و به این معنی است که علاوه بر تمرکز روی گوینده، تلاش می کنید تا مطالب را دریافت و هضم کرده و با وی همراهی کنید.

برای گوش دادن فعال روش های فراوانی وجود دارد، از جمله اینکه می توانید دو برابر مقداری که حرف می زنید گوش کنید، با تمام بدن تان گوش کنید، هوشیار بوده و نسبت به طرف مقابل کنجکاو باشید و از قطع کردن زنجیره کلام یا فکر کردن روی مواردی که شنیده اید خودداری کنید.

 

«یکی از نیازهای اولیه آدمی، نیاز به درک کردن و درک شدن است. بهترین راه برای درک کردن مردم گوش سپردن به آنها است.» رالف نیکولز

 

  1. ارتباط غیر کلامی

ما اطلاعات را از طریق کلمات، حرکات و زبان بدن مان انتقال می دهیم، و البته گوش دادن فعال هم دربردارنده ارتباط غیرکلامی است.

البته حتی گاهی متوجه نیستیم که چه پیام هایی را به طور ناخودآگاه از طریق حرکات خود به طرف مقابل انتقال می دهیم. از جمله حرکات و نشانه های غیرکلامی می توان به این موارد اشاره کرد: لحن صدا، تماس چشمی، حالات چهره، سکوت و حرکات یا موقعیت قرارگیری دست و پا. اگر به دنبال ایجاد یک ارتباط موثر و کارآمد هستید باید به دقت به زبان بدن خود توجه داشته باشید.

 

  1. طرح سوال

هنگامی که در حال گفتگو هستید، پرسیدن سوال به طرف مقابل نشان می دهد که واقعاً به گفتگو با وی علاقه دارید. در چنین موقعیت هایی می توانید سوالات مختلفی بپرسید، از جمله: سوالات باز (یعنی سوالاتی که با چه و چطور آغاز می شوند)، سوالات بسته (سوالاتی که پاسخ آنها بله یا خیر است)، سوالات دقیق (مثلاً سوالاتی که با چه وقت، کجا، چه کسی، چقدر، چند تا و چه مدت آغاز می شوند) یا سوالات تصوّری (مثلاً چه رویایی دارید؟)

 

  1. وضوح و ایجاز

برای برقراری یک ارتباط موثر، هنگامی که با کسی صحبت می کنید باید روشن و بدون ابهام حرف بزنید، کلمات را دقیق و درست ادا کنید، یاوه سرایی نکنید، از این شاخه به آن شاخه نپرید و طرف مقابل را گیج نکنید. به خاطر داشته باشید که در مکالمات موثر، کمتر، بهتر است.

 

  1. خلاصه کردن

به منظور کسب اطمینان از اینکه مطلبی را به درستی شنیده اید می توانید کمی به عقب برگردید تا خلاصه ای از آنچه که شنیده اید را برای گوینده بیان کرده و نشان بدهید که چه فهمیده اید. این به طرف مقابل شما نشان می دهد که واقعاً به حرف های او گوش کرده اید و می کنید و به علاوه، به وی اطمینان می دهد که دقیقاً همان پیام مورد نظرش را به مخاطب خود انتقال داده است.

ارتباط موثر

  1. همدلی

همدلی کردن با دیگران به معنی توانایی درک و سهیم شدن در احساسات آنها است. اگر حس همدلی داشته باشید می توانید احساس طرف مقابل را درک کنید و متوجه دلیل اعمال و رفتار وی بشوید. همدلی به ما کمک می کند تا ایده های خود را به گونه ای به دیگران انتقال بدهیم که از دید آنها منطقی و صحیح به نظر می رسد، و باز هم به ما کمک می کند تا هنگامی که دیگران با ما ارتباط دارند آنها را بهتر و عمیق تر درک کنیم.

اما چگونه می توانید در ارتباطات خود حس همدلی به وجود بیاورید؟

  • به دقت گوش کنید ( به شکل طبیعی و به دور از رفتارهای تصنعی)؛
  • درد دل کنید یا از خودتان بگویید. فقط گوش کردن نمی تواند بین شما پلی ایجاد کند؛
  • برای رفتارهایی مثل در آغوش گرفتن که نشانه مهرورزی هستند اجازه بگیرید؛
  • به حالات و رفتارهای طرف مقابل توجه کنید؛
  • از هرگونه قضاوت خودداری کنید؛
  • پیشنهاد کمک بدهید (بدون اینکه تحکم آمیز به نظر برسید پیشنهاد بدهید و قبل از آن از توصیه و نصیحت خودداری کنید.)

 

  1. ارائه بازخورد

ارائه بازخورد و ابراز نظر به راه رفتن بر لبه تیغ می مانَد. لذا در هنگام ارائه بازخورد، نکات زیر را مد نظر داشته باشید:

  • چیزی که می خواهید بگویید را با وضوح هر چه تمام تر و بدون ابهام یا در لفافه پیچاندن بیان کنید؛
  • اگر در بازخورد شما هم نکات مثبت و هم نکات منفی وجود دارد، روی بخش مثبت آن بیشتر تاکید کنید؛
  • دقیق باشید و از کلی گویی پرهیز کنید؛
  • به جای استفاده از زبان ارزیابی از زبان توصیفی استفاده کنید. مثلاً به جای «اینکه نوک خودکار رو روی میز می زدی واقعاً آزاردهنده بود» بگویید «آیا متوجه شدی که در تمام طول مدت گفتگو داشتی نوک خودکار رو روی میز می زدی؟»
  • به جای فرد، روی رفتار تمرکز کنید. مثلاً بگویید «دو بار وسط حرف من پریدی» و نه «تو واقعاً آدم بی ملاحظه ای هستی که برای مردم احترام قائل نیستی»؛
  • از ضمیر «من» و مشتقات آن استفاده کنید، مثلاً به جای «گویا …» بگویید «متوجه شدم که …»؛
  • از زبان مثبتی استفاده کنید که نشان می دهد که همه مسائل، محدود به زمان یا موقعیت بوده یا قابل حل است؛
  • در مورد توصیه کردن احتیاط به خرج بدهید. درگیری مردم با مشکلات به ندرت به خاطر کمبود اطلاعات است؛ غالباً بهترین کمکی که می توانید ارائه بدهید این است که به طرف مقابل کمک کنید تا به درک بهتری از مسأله، نحوه شکل گیری آن و روشهایی برای شناسایی راهکارهایی برای برخورد موثرتر با آن دست پیدا کند.

 

به منظور حفظ ارتباط موثر خود با مخاطب در هنگام دریافت بازخورد، به نکات زیر توجه داشته باشید:

  • همیشه چیزی که گفته می شود را از نحوه ارائه آن جدا کنید؛
  • بازخورد دریافتی لزوماً درست نیست و لذا باید به دنبال نمونه های عملی آن باشید؛
  • اگر از بازخورد طرف مقابل ناراحت شدید، همیشه پیش از آنکه چیزی بگویید یا عملی انجام بدهید، تا رسیدن به آرامش کامل صبر کنید؛
  • همیشه به خاطر داشته باشید که شما در هر موقعیتی چیزی بیشتر از رفتارهایتان هستید.

 

  1. ایجاد اعتماد و حس تفاهم

یکی از تاثیرگذارترین مولفه ها در ایجاد و حفظ یک ارتباط موثر، ایجاد و حفظ اعتماد و حس تفاهم بین دو طرف است. اما اعتماد از نظر شما چیست؟ آیا اعتماد از دید شما انجام کاری که می گویید آن را انجام خواهید داد و بنیان گذاشتن رابطه ها بر مبنای صداقت و درستی است؟ چطور در رابطه های خود بذر اعتماد را می پراکنید؟ همانطور که رالف والدو امرسون می گوید:

«شکوه دوستی به دست گیری، یا حتی لبخند مهرورزانه، یا لذت هم نشینی نیست؛ بلکه به آن احساس مقدسی است که هنگامی که در می یابید که فرد دیگری به شما ایمان دارد و می خواهد که با دوستی به شما اعتماد کند بر وجودتان مستولی می شود.»

 

  1. حضور و جمع بودن حواس

حضور واقعی و عملی با بسیاری از عوامل و مهارت های ارتباط موثر در ارتباط است. برخی از مواردی که با حضور کامل در ارتباط هستند عبارتند از: پذیرفتن و درک فردی که با او ارتباط دارید، پذیرفتن زندگی به همین شکلی که هست، رشد مهرورزی و داشتن ذهن کودکانه. تیک نهات هان می گوید:

«ارزشمندترین هدیه ای که می توانیم به دیگران ارزانی کنیم، حضورمان است. هنگامی که توجه، انسانهایی که دوست شان داریم را در بر می گیرد، آنها مانند گل می شکفند.»

 

ما در این مقاله از ارتباط موثر و موانع و مهارت های لازم برای شکل گیری آن سخن گفتیم. آیا تاکنون با موانع مورد اشاره برخورد کرده اید یا از مهارت هایی که در اینجا ذکر شد استفاده کرده اید؟ آیا مانع یا مهارت دیگری به ذهن تان می رسد که بتوانید به این فهرست اضافه کنید؟ لطفاً نظرات خود را در بخش دیدگاه ها با ما در میان بگذارید.